Häufige Fragen: Standesamtsregister
Seit wann gibt es in Deutschland Zivilstands- bzw. Standesamtsregister?
Für das gesamte damalige Deutsche Reich wurden Standesämter (zur staatlichen Beurkundung von Geburt, Heirat und Tod in entsprechenden Registern) zum 1. Januar 1876 verbindlich eingeführt. In einigen Landesteilen wurden aber auch schon vor diesem Termin so genannte Zivilstandsregister geführt. Eine besondere Ausnahme gilt für das Rheinland: Hier wurden Zivilstandsregister verbindlich bereits ab 1798 während der französischen Besatzung (linksrheinisch) bzw. 1810 (rechtsrheinisch) geführt.
Wo werden die Zivilstandsregister / Standesamtsurkunden aufbewahrt?
Die Register wurden und werden in doppelter Ausfertigung angelegt. Wenigstens ein Exemplar der archivreifen Zivilstandsregister (i.d.R. die Erstschriften) befinden sich heute bei den kommunalen Archiven, ersatzweise auch bei den heute für den betreffenden Ort zuständigen Standesämtern, wie auch die Register für die Zeiträume danach. Ist die Sperrfrist abgelaufen, werden die Erstschriften i.d.R. dann jahrgangsweise den zuständigen Archiven zur Aufbewahrung übergeben.
Für die Verwahrung der Zweitschriften hatten die Bundesländer unterschiedliche Regelungen getroffen: In Nordrhein-Westfalen befinden sich die Zweitschriften der Register im Personenstandsarchiv in Duisburg (für das Rheinland) bzw. im Personenstandsarchiv in Detmold (für Westfalen). Ihre Benutzung ist im Rahmen der Ausleihe in den Lesesälen möglich. Die Register werden aber zunehmend auch digitalisiert. Die Digitalisate stehen dann nach einiger Zeit auch online zur Verfügung.
In Rheinland-Pfalz befinden sich die Zweitschriften der Register im Personenstandsarchiv Rheinland-Pfalz in Koblenz, nachdem sie von den Kreisverwaltungen im Rahmen der Landesverordnung zur Durchführung des Personenstandsgesetzes vom 10. Dez. 2008 dortin überführt worden sind. Ihre Benutzung ist im Lesesaal des Personenstandsarchivs, einer Außenstelle des Landeshauptarchivs Koblenz, möglich. Eine größere Anzahl von Namensverzeichnissen und zum Teil auch schon ganze Registerbände stehen als Digitalisate auch online über das Portal des Landeshauptarchivs (www.apertus.rpl.de) zur Verfügung.
Wer darf die Zivilstandsregister / Standesamtsbeurkunden einsehen oder Kopien daraus machen lassen?
Mit dem 1. Januar 2009 traten die für die Benutzung der Personenstandsregister relevanten Abschnitte des Gesetzes zur Reform des Personenstandsrechts vom 19. Februar 2007 in Kraft. Demnach sind die die Erst- und Zweitschriften der Personenstandsregister ohne weitere Einschränkungen zu benutzen. Für die frei zugänglichen Jahrgänge der Register entfällt der Nachweis der Verwandtschaft in direkter Linie. Heute sind unter Berücksichtigung der Datenschutzfristen zur Benutzung frei:
- Geburtsregister bis 1912
- Heiratsregister bis 1942
- Sterberegister bis 1992
Was sind Belegakten?
Beleg- oder Beiakten sind Dokumente, die in bestimmten Fällen zusätzlich z.B. bei der Heirat von den Brautleuten beigebracht werden mussten. Sie sind für Forschende sehr wichtig, weil aus ihnen häufig Informationen und Daten zu den Eltern und Großeltern entnommen werden können.
Warum weigert sich das Standesamt, Kopien von bestimmten Urkunden anzufertigen?
Auszüge aus Personenstandsregistern oder Kopien von Urkunden, die noch nicht frei gegeben sind, dürfen nach den Bestimmungen des Personenstandsgesetzes nur an die Betroffenen selbst oder an direkte Vorfahren und Nachkommen ausgegeben werden, es sei denn, der Antragsteller kann eine entsprechende Vollmacht einer dieser Personen vorweisen. Treffen diese Bedingungen nicht zu, dürfen Behörden oder Archive weder Kopien erstellen, noch nähere Auskünfte erteilen.